信息化是規(guī)模企業(yè)管理的必然手段
——青島北洋建筑設計有限公司信息化經(jīng)驗介紹
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青島北洋建筑設計有限公司是1995年成立的建筑設計公司，和同時期大多數(shù)同行一樣，技術出身的企業(yè)管理者夏世群董事長有著深厚的專業(yè)教育經(jīng)歷，都是業(yè)界的精英。在創(chuàng)業(yè)初期業(yè)務量不多，一年十幾到幾十個項目。對于這些精英管理者來說，對企業(yè)的每一個項目的運作情況、甲方聯(lián)系人、實收款項、尾款剩余多少……等等經(jīng)營管理各類信息、各個重要指標數(shù)據(jù)了如指掌。公司領導對于團隊幾乎每個人都了解，那時候的信息化就是買電腦、買軟件實現(xiàn)設計工作的全數(shù)字化，生產(chǎn)和管理是松散型的關聯(lián)，運營管理上一個睿智的領導加上一個條理清楚的會計就足夠了。然而設計行業(yè)隨著房地產(chǎn)業(yè)進入爆發(fā)期，在激烈競爭后生存下來的企業(yè)，幾乎都經(jīng)歷過項目數(shù)量每年從幾十、上百個項目迅速增長到現(xiàn)在幾百個項目的爆發(fā)增長，企業(yè)人員規(guī)模從十幾人、幾十人擴展到了上百甚至幾百人的規(guī)模。企業(yè)的各項管理工作僅僅依靠手工管理的方法漸漸從“感到困難”到變得“成本大到不能接受”的程度，企業(yè)的管理者迅速意識到管理方式和工具必須進行革新，企業(yè)信息化中最為重要的一部分——信息化管理被引入企業(yè)管理工作中。近年來，北洋公司高度重視信息化建設，取得了較大成績，2016年獲評中國勘察設計協(xié)會全國工程勘察設計行業(yè)“十二五”期間實施信息化建設先進單位稱號。
一、企業(yè)信息化需要決策層的重視
過去在本地區(qū)同行業(yè)普遍在信息化投入不足的情況下，可能并沒有人覺得在信息化建設上投入資金的必要性，但是在參觀學習了行業(yè)內(nèi)領先企業(yè)之后，企業(yè)的最高決策層意識到必須加大信息化建設的投入，使得信息化管理成為企業(yè)經(jīng)營管理者的一個重要的管理和決策支持工具。因此在企業(yè)信息化的進程中，CEO前瞻性的決策以及CIO和公司管理層CEO的良好溝通是第一重要的。北洋的信息化建設是總經(jīng)理郝彤親自牽頭組織實施，按照國內(nèi)一流企業(yè)的標準進行建設，事實證明而這恰恰是北洋管理信息化成功的關鍵因素。
二、企業(yè)信息化需要持續(xù)的投入
首先對企業(yè)信息化來說是軟件、硬件和制度、流程互相配合的體系，信息化的設備和資金的投入需要一個過程，這是一個體系能力的建設。隨著企業(yè)業(yè)務規(guī)模和人員規(guī)模的擴大，對信息系統(tǒng)不斷提出更高的要求，因此需要軟硬件的不斷升級。不論是網(wǎng)絡基礎設施的升級、各種終端設備的購置還是軟件平臺的選購和定制都需要資金支持，這一點首先需要公司領導認可在信息化投資的價值才能實現(xiàn)。其實對于本行業(yè)來說，進行信息化的投入在企業(yè)的成本支出往往都是1%都不到，一流企業(yè)的信息化預算的往往都在3%-5%。有了企業(yè)管理層的重視和資金的保障，為企業(yè)信息化奠定了物質(zhì)基礎。以北洋為例，根據(jù)需要做出了主干網(wǎng)絡自單路百兆、單路千兆、雙路千兆匯聚、萬兆的速度升級改造計劃，并按計劃一步一步穩(wěn)步推行，根據(jù)系統(tǒng)應用的情況持續(xù)不斷的投入。
三、企業(yè)信息化的難點是管理信息化
企業(yè)信息化在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的信息化系統(tǒng)推廣起來比較容易，但是管理環(huán)節(jié)的信息化是企業(yè)信息化推廣的難點，管理信息化最大的困難不是技術，最大的困難是全體管理者和員工的理解和意識上更新。因此公司董事長、總經(jīng)理在各級會議上反復強調(diào)信息化管理的重要性，要求各部門負責人把信息系統(tǒng)的學習作為政治任務向部門內(nèi)推廣，堅決執(zhí)行各類管理工作的線上流程。經(jīng)歷了一兩個月后，員工基本就適應了。
有老員工事后提起，原本以為網(wǎng)上報銷很麻煩，聽說要很多審批，沒想到實際上那么簡單。網(wǎng)上報銷單填寫一遍就會了，因為審批都在系統(tǒng)中進行，不需要像以前拿著單子到處找人簽字，自己操作也就是幾分鐘的事情。過去設計人校審出圖需要先打出來送到校對那里、校對完成修改完再送到審核那里……?，F(xiàn)在網(wǎng)上校對審核，不需要在繪圖儀那里等著出圖，不用排隊、不會丟圖。校審完成后，直接在自己座位上網(wǎng)上曬圖，不需要送到圖檔室。以前要跑上跑下的，現(xiàn)在在自己座位上就全部完成了。
四、信息化管理使得應當走定制化的道路
世界上沒有兩片樹葉是一樣的，也很難找到兩家企業(yè)的管理是完全一樣的。企業(yè)的管理涉及到市場營銷、經(jīng)營管理、運營管理、財務管理、項目管理、IT管理……等等多個方面，單一功能的系統(tǒng)無法完成企業(yè)管理的各個方面的需求。從原始的單機運行+網(wǎng)絡存儲的方式，分離的各種數(shù)據(jù)無法互相引用和校驗，極易造成數(shù)據(jù)錯誤，因此需要將各個管理數(shù)據(jù)共享，在一個統(tǒng)一的平臺上管理。
北洋的信息系統(tǒng)考察了市場上銷售的管理系統(tǒng)，沒有一種成品系統(tǒng)適用，如果需要修改時間長，而且功能受制于原有系統(tǒng)不能實現(xiàn)企業(yè)要求的全部功能，因此決定根據(jù)自己的需要自主開發(fā)一套定制的管理系統(tǒng)，在人員配備上設置專門的部門將信息系統(tǒng)和內(nèi)部管理工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)。正是因為如此，北洋的信息系統(tǒng)可以在很短的時間內(nèi)建立起來，并及時根據(jù)各部門的具體需要進行修改。正是因為這種適應性，使得北洋的信息管理系統(tǒng)的使用能夠迅速得到基層員工的認可。
五、信息化管理使得管理信息有效傳遞和追溯
自從建立了信息化的管理平臺，公司的設計信息和管理信息，統(tǒng)一在平臺上輸入和傳遞，使得信息傳遞效率大大提高，而且具備可追溯性，使得設計工作更加緊湊和有序，各類人員計劃、進度計劃、項目備忘錄、會議紀要等信息上傳到系統(tǒng)平臺進行存儲和查詢。重要環(huán)節(jié)的信息，采用系統(tǒng)自動推送的方式傳遞給項目組的所有相關人員，避免了人為遺忘的問題，也避免了以往過程中的信息散落在個人手里，查詢不易甚至遺失的情況。對于設計環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，因為有了系統(tǒng)平臺的存在，可以很容易分清責任追查原因，有利于問題的迅速解決。
六、管理信息化能節(jié)省大量時間和經(jīng)濟成本
企業(yè)的信息化建設應當跟進目前成熟的技術，提高效率節(jié)省成本。目前北洋的信息化系統(tǒng)，通過系統(tǒng)自動推送的功能，利用現(xiàn)有的即時通訊系統(tǒng)和移動互聯(lián)網(wǎng)，使得信息傳遞準確、完整、高效。每一個公司領導和員工都可以及時的接受來自管理系統(tǒng)的信息，避免過去信息層層轉達帶來的失真和延遲，縮短了決策時間節(jié)省了成本。據(jù)統(tǒng)計，半年來每月推送各類信息平均1萬條以上。如果使用傳統(tǒng)人工操作方式，將會造成極大的人力成本和時間延遲，這一點信息系統(tǒng)給公司節(jié)省了巨大的成本，項目管理系統(tǒng)節(jié)省了巨大的出圖費用，曬圖費用自動根據(jù)填寫的出圖單結算，自動生成按照項目分類的結算報表、按照結算單位分類的結算報表……。圖檔室人員從原來的3人現(xiàn)在一個人就能輕松完成全部的事務，在出圖的同時完成圖紙存檔，圖紙的電子化存儲減少了對于圖檔室不斷增長的圖紙存放空間的壓力。系統(tǒng)的上線運行節(jié)省了設計師的時間成本、公司繪圖儀的出圖成本、設備的耗材、設備保養(yǎng)成本、圖紙的存放成本、圖檔管理人員的人力成本、辦公場所使用成本……經(jīng)過測算每年節(jié)約成本超過100萬元。
七、企業(yè)信息化建設只有開始沒有結束
企業(yè)的信息化建設是企業(yè)體系能力建設的一部分，與企業(yè)的各個環(huán)節(jié)融為一體，是需要隨著企業(yè)一起發(fā)展的重要組成部分。數(shù)據(jù)逐漸成了除了企業(yè)人才之外的最大資產(chǎn)，各類功能的信息系統(tǒng)的整合，數(shù)據(jù)的集中存儲，形成企業(yè)自己的大數(shù)據(jù)。企業(yè)通過信息系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)加工和挖掘，形成自己企業(yè)的管理和決策的各類依據(jù)，讓數(shù)據(jù)化管理成為企業(yè)運營管理的基石，讓企業(yè)的管理更加科學、規(guī)范、高效。這是一個不斷改進的循環(huán)過程，也是一個企業(yè)追求卓越的過程。